Un ciudadano presentó una queja al Ararteko tras no poder presentar alegaciones a una sanción por estacionamiento a través del registro electrónico del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz. El motivo: el sistema le impedía completar el trámite. Según explicó, utilizó varios navegadores, ordenadores y certificados digitales (emitidos por Izenpe), pero el sistema arrojaba siempre el mismo error.
Al contactar con el consistorio, se le indicó que no figuraba en la base de datos de terceros, requisito necesario para usar el registro. La solución ofrecida fue enviar una copia de su DNI por correo electrónico. El ciudadano no aceptó esa opción, ya que no recibió ninguna confirmación oficial de la solicitud. Finalmente, optó por usar el registro electrónico general de la Administración General del Estado, con lo que pudo presentar su escrito dentro de plazo.
El Ararteko analiza la situación
Tras recibir la queja, el Ararteko pidió información al Ayuntamiento sobre los motivos técnicos que impidieron el uso del registro electrónico, el funcionamiento del sistema, y por qué se solicitaba el DNI pese a que el ciudadano usó un certificado digital válido.
La respuesta municipal fue que su registro electrónico permite trámites a quienes estén dados de alta en su base de datos de terceros, lo que evita duplicidades. Para verificar la identidad, se realiza un cotejo manual con un documento identificativo. Hasta ahora, el medio usado es el envío del DNI por correo electrónico, aunque reconocen estar trabajando en una solución automatizada.
También detallaron los requisitos técnicos del registro electrónico: uso de certificado digital válido, tamaño máximo de documentos, formato PDF y alta previa en la base de datos. Admiten que algunos usuarios no pueden completar el trámite si no están inscritos previamente y que se buscan mejoras para evitarlo.
El Ararteko considera innecesaria la copia del DNI
La institución considera que el uso de sistemas de firma electrónica cualificada permite verificar la identidad de manera automatizada y segura. Por tanto, pedir una copia del DNI resulta innecesario y no está previsto en la Ley del Procedimiento Administrativo Común (LPAC) ni en la ordenanza municipal.
Además, recuerda que el artículo 28.2 de la LPAC reconoce el derecho de los ciudadanos a no presentar documentos que ya obran en poder de la administración. Por tanto, el Ayuntamiento podría haber verificado la identidad mediante redes de interoperabilidad sin pedir una copia del documento.
Posible vulneración de la normativa de protección de datos
Según el Ararteko, la solicitud del DNI por correo electrónico también puede contravenir el principio de minimización recogido en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), ya que implica tratar más datos de los necesarios.
En este caso concreto, el ciudadano pudo remitir sus alegaciones a través del registro de otra administración pública sin necesidad de enviar el DNI. Esto demuestra que la verificación de identidad fue posible usando medios electrónicos adecuados, conforme a la normativa vigente.
El Tribunal Supremo también se ha pronunciado
El Ararteko cita una sentencia del Tribunal Supremo (39/2024, de 15 de enero) que subraya que la administración no puede escudarse en fallos informáticos ni en la falta de habilidades tecnológicas de la ciudadanía para denegar el acceso a trámites. La administración debe facilitar medios y subsanar errores que impidan ejercer derechos.
Recomendación final
Con base en todo lo anterior, el Ararteko ha emitido una resolución en la que recomienda al Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz que admita escritos, solicitudes y documentos presentados a través del registro electrónico sin requerir una copia del DNI para verificar la identidad.
